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文書保管ってなに?

9:07 PM by addminz. Filed under: 未分類

文書保管ってなに?

情報化が進んでいる現代社会において、情報の管理というものは個人や企業においても死活問題です。
膨大な情報を文書という形で記録し、それが外部の目にさらされることのないように厳重に保管をしなければなりません。
この文書保管は手間とコストが非常にかかります。
また、外部からだけではなく、内部にいる人にも不用意に情報が知られないようにする必要があります。
最近ニュースなどでも、内部情報が流出してしまう事件が報道されています。
そのような事が起こらないようにするためにも、文書保管を厳重に行うことが大切です。
そこで、文書保管を外部のプロに委託するという方法があります。
外部に委託することで、社員などの内部の人から情報が流出してしまうことを防止することができるうえ、管理体制が徹底しているため安全です。
さらに、文書を保管しておくためのスペースやコストも削減することができます。
また、保管だけでなく、廃棄処理も請け負ってくれる業者が多いです。

業者による文書保管のシステム

では、文書保管はどのような仕組みになっているのでしょうか。
もちろん、業者によって細かなシステムの違いはありますが、おおまかには以下のような流れとなります。
まず、インターネット等から申し込みを行います。
その後、料金が預ける資料の分量によって異なるため、見積もりを出します。
見積もりに同意し、契約したら、実際に書類を預けます。
このとき、業者が書類を取りに来てくれます。
トラック等で運ばれた書類は業者の倉庫に格納されます。
文書保管用の倉庫はセキュリティー対策が万全なので、安心して預けることができます。
安全面だけでなく、湿気や防火対策も充実しています。
書類は必要な時にいつでも取り出すことができます。
このときも、配送してもらえます。
文書保管を行っている業者は書類の廃棄も行っているところが多いです。
廃棄される書類は溶解処理がほどこされるため、機密情報が外部に知られることはありません。
文書保管を委託するには
また、保管期限を過ぎた書類は自動的に廃棄されます。

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